关于协同OA系统的应用价值问题，一些人认为，协同OA系统很重要，可以提升单位的管理水平和业务能力；一些人认为，协同OA系统没有实际性的作用，花钱、花力不讨好。那么应用协同OA系统的价值究竟在哪里？值不值得企业去投入？在此我们将予以分析。

 

关于协同OA系统的应用价值问题，一些人认为，协同OA系统很重要，可以提升单位的管理水平和业务能力；一些人认为，协同OA系统没有实际性的作用，花钱、花力不讨好，起不了实际作用。那么应用协同OA系统究竟有什么作用？值不值得企业去投入？在此我们将予以分析。

 

传统的软件厂商多提出协同OA系统如下价值，如：实现企业内各种信息资源的共享、利用和开发； 加强部门间、职员间的协同工作、提高整体工作效率； 有利于领导对整个单位各种情况的及时了解和掌控、以决策支持； 对外宣传形象、扩大知名度； 加强与业务合作伙伴的联系、沟通等。

 

以上这些提法，基本上是正确的，但概念上还是有些模糊，让人不好捉摸。

 

我们认为，要分析协同OA系统的应用价值，首先得弄清楚协同OA系统的本质：它只是一个软件系统而已，是企业管理思想、行为制度的体现和规范手段。其核心是“管理的辅助工具”。此问题不可本末倒置，不能想象着“实施了协同OA系统便可以上升一个台阶”，如果如此想法，结果往往会让你失望。因此实施协同OA系统重在内部管理的规范和梳理。

 

从这个意义上讲，协同OA系统的价值在于代表了企业的管理模式，使企业内部行为约束和规范在协同OA系统体系下，避免人为性管理约束、让管理更加规范、无私、科学。

 

其二，要知道协同OA系统远不是简单的信息公告、公文交换——那是10年前的概念，是一种狭义的理解，现在的协同OA系统已经包含了更丰富的内容，几乎涉及柔性管理的问题都是协同OA系统所要解决的问题，如数据交换、应用整合、即时通讯、视频会议、移动办公等。这些应用功能体现着非常实效的价值。如对于许多机构分散的单位（如一些工程建筑公司、连锁经营企业、集团化企业等等），由于地理位置的原因，文件传递、公告等信息往往人送车接，效率低、费用也是非常之高。而通过架设在Internet网络的上协同OA系统则完好地解决了这一问题，既极大节省了经营开支，同时也极大提高了内部信息通畅效率。

其三，领导需要及时掌握企业内部各方面（包括人力资源、财务、销售等）的业务情况，在过去，往往需要财务部门、经营部门给其整理相关报表，这极大影响了领导的决策支持的效率，而且领导的决策信息需求可能往往是随机的。而这种问题，通过协同OA系统的数据整合能力也可以完好解决，领导在协同OA系统里可以查询各个方面的决策信息。

 

 那么对于政府事业单位呢？

协同OA系统最早应用于政府事业单位，但协同OA系统对于政府事业单位的作用往往并不如企业那么直效、明显。这并不是协同OA系统的错，而是在于政府事业单位的管理特点。在许多政府事业单位中，效率和成本往往不是关键考虑，所以协同OA系统的作用大打折扣了。如果领导没有现代化的管理意识和思路，即使实施，也往往最终成了摆设。

但是协同OA系统对于政府事业单位的作用其实也是显著的，它的作用往往体现在内部信息公开、公文流转、行政审批、文件交流共享等方面，能够极大方便内部的管理和信息处理。而从宏观方面来讲，信息化建设也改变我国政府现行运行机制、管理方法的重要技术保障，协同OA系统对于促进治国理政能力、促进和谐社会建设、带动信息技术自主创新、引导企业信息化投资、促进第三方信息服务业发展等方面发挥关键作用。

可以说，协同OA系统的应用价值对于不同的行业不同的单位都有着不同的体现。如果说ERP是一个数学问题，那么OA便是一个哲学问题，影响的是企业运行的各个方面。